À medida que as empresas buscam alcançar a excelência, um conceito japonês ganha cada vez mais destaque: o método Kaizen, conhecido como “método de melhoria contínua”. Ao longo deste artigo, iremos explorar o significado profundo do Kaizen e da melhoria continua no geral, seus princípios fundamentais e como você pode implementá-lo em sua organização.

Em suma, Kaizen é uma palavra japonesa que significa “mudança para melhor”. No contexto dos negócios, esse conceito se traduz em uma estratégia que se concentra em implementar mudanças contínuas e graduais para melhorar a eficiência e a qualidade. Ou seja, ao invés de fazer uma grande mudança de uma só vez, o Kaizen incentiva pequenos ajustes que, ao longo do tempo, resultam em melhorias significativas.

Além disso, a gestão de qualidade é o nome recebido por um conjunto de processos e práticas de uma empresa que visa o desenvolvimento do negócio como um todo. Dessa forma, melhora-se a qualidade dos produtos e serviços oferecidos para que o cliente esteja totalmente satisfeito. Consequentemente, garante-se o crescimento da companhia e o cuidado com a satisfação dos funcionários também.

Com isso, no meio disso tudo está a melhoria contínua: prática de aperfeiçoamento de processos com base em ações de revisão recorrente. Dessa forma, seja você um gerente, um líder de equipe ou um empreendedor que busca aprimorar a eficiência dos processos na sua organização, este artigo servirá como um guia para o entendimento e aplicação do método Kaizen.

Índice

• O que é o Kaizen: origem e mandamentos dessa metodologia
• O que é melhoria contínua?
• Como funciona a melhoria contínua?
• Métodos da melhoria contínua
• O que é o Método Kaizen?
• Os cinco “S” do método Kaizen
• Benefícios do Método Kaizen de melhoria contínua em empresas
• Kaizen: como aplicar, objetivo e exemplos reais dessa prática
• E na Disney, como funciona a melhoria contínua?
• Cursos sobre Gestão de Qualidade e Melhoria Contínua: Lederman Consulting & Education

O que é o Kaizen: origem e mandamentos dessa metodologia

Em resumo, o Kaizen é uma metodologia de gestão voltada para a melhoria contínua e surgiu no Japão no período pós Segunda Guerra Mundial. Derivada do termo japonês em que “Kai” significa mudança e “Zen” significa melhor, a palavra Kaizen reflete a filosofia de melhoria gradual e progressiva, enfatizando mudanças constantes e incrementais que geram grandes resultados ao longo do tempo.

Inicialmente aplicada na indústria automobilística, especialmente pela Toyota, o Kaizen rapidamente se expandiu para diversas áreas e é hoje uma prática fundamental para empresas que buscam otimizar processos, reduzir desperdícios e aumentar a eficiência.

Nesse contexto, a metodologia Kaizen é sustentada por alguns mandamentos ou princípios fundamentais que orientam sua aplicação e prática. Estes mandamentos visam engajar todos os níveis da organização na busca pela excelência. Em suma, os principais mandamentos do Kaizen incluem:

• Envolvimento de todos: kaizen não é uma prática restrita à alta gestão, mas sim um compromisso coletivo que envolve todos os colaboradores, desde a linha de produção até os líderes estratégicos;
• Eliminação de desperdícios: foca na redução de qualquer tipo de desperdício, seja de tempo, recursos ou esforços, melhorando a eficiência dos processos;
• Melhorias graduais e contínuas: a ideia central do Kaizen é a de que pequenas melhorias realizadas continuamente geram resultados sustentáveis e de longo prazo;
• Autodisciplina e padronização: promove a criação de padrões para garantir que as melhorias implementadas sejam mantidas, enquanto a autodisciplina entre os colaboradores garante a adesão aos processos melhorados;
• Foco no cliente: cada melhoria é pensada para agregar valor ao cliente final, garantindo produtos e serviços de maior qualidade.

Assim, esses mandamentos são a base do Kaizen e representam uma abordagem prática e acessível para as empresas que buscam adotar a melhoria contínua como diferencial competitivo.

O que é melhoria contínua?

Como vimos, transformar a melhoria contínua em uma forma de pensar cotidianamente dentro das empresas é desafio para qualquer um.

Por isso, engana-se quem acredita que pensar e melhorar aspectos dos negócios serve apenas para empresas maiores, corporações com grandes equipes e responsáveis destinados exclusivamente a isso. Dessa forma, todo e qualquer empreendimento precisa analisar criticamente o que é feito e procurar melhores soluções sempre.

Em suma, o método Kaizen, palavra que deriva do japonês e que pode ser traduzida como “mudança para melhor”, se refere a um conjunto de princípios que têm como objetivo principal a melhoria contínua. Na essência, a melhoria contínua do Kaizen se baseia na ideia de que pequenas mudanças positivas acumuladas podem resultar em grandes melhorias ao longo do tempo.

Dessa forma, este processo se dá através de uma série de etapas que envolvem a identificação de problemas ou oportunidades de melhoria, a análise de processos, a implementação de novas estratégias e, por fim, a análise dos resultados.

Portanto, o Kaizen é mais do que apenas uma metodologia ou um conjunto de técnicas. Em suma, é uma filosofia que exige uma mudança de mentalidade em todos os níveis de uma organização, desde a alta gerência até os operários. Assim, a ideia é que todos na empresa estejam sempre buscando maneiras de melhorar o que fazem, seja em suas tarefas diárias, na maneira como se comunicam ou na forma como tomam decisões.

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Como funciona a melhoria contínua?

Em suma, a melhoria contínua começa na definição de prioridades e níveis de desempenho que a empresa deseja atingir. A partir disso, a abordagem dessas prioridades deve acontecer de forma constante. Ou seja, a meta é avaliar o que funciona e o que poderia funcionar melhor.

Dessa forma, o objetivo deve ser sempre a solução de problemas crônicos. Esses são os problemas que afetam a entrega dos produtos e serviços da empresa e a produtividade e satisfação dos funcionários.

Com isso, quando esses aspectos internos não vão bem, fatalmente o cliente não sairá tão satisfeito quanto poderia.

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Métodos da melhoria contínua

Como podemos perceber, não existe apenas uma forma de se realizar a melhoria contínua. Isso porque são vários os métodos disponíveis para as empresas escolherem. Dessa forma, cada um deles possui seus benefícios e pode atender de uma maneira.

Pensando nisso, abaixo separei um breve resumo sobre alguns deles. Confira!

Ciclo PDCA

Em resumo, a sigla PDCA representa as etapas de melhoria contínua: Plan, Do, Check, Action. Em português: Planejar, Fazer, Analisar, Agir. 

Além disso, essa metodologia também é conhecida como Modelo Americano de Melhoria Contínua. E, é amplamente utilizada por corporações buscando melhorar o nível de gestão através do controle eficiente de processos e atividades internas e externas.

Isso é feito através da padronização de informações, o que minimiza as chances de erros na tomada de decisões importantes pelos líderes.

Contudo, o ciclo PDCA deve ser repetido regularmente, reiniciado sempre que um ponto de melhoria é identificado pela equipe.

Um exemplo cada vez mais popular no mercado hoje em dia que usa o formato do ciclo PDCA é o growth hacking. Em suma, a metodologia de aumento de vendas e conversões se baseia nas mesmas 4 etapas:

1. Identificar o ponto de melhoria e propor uma hipótese (alterar X terá crescimento de 10% em determinado setor);
2. Pôr em prática a alteração em escala reduzida para não afetar todo o negócio de imediato;
3. Verificar os resultados e comparar a hipótese inicial com os dados adquiridos;
4. Propor nova hipótese em caso de falha ou ampliar o teste e as modificações no caso de sucesso.

Portanto, o ciclo PDCA é focado em atividades específicas. Então, para cada melhoria proposta é necessário estabelecer um processo individual.

Método Kaizen

Como já adiantado, o termo Kaizen significa literalmente “melhoria” em japonês. E, é um conceito que implica em esforço contínuo envolvendo todas as funções em todos os níveis da organização.

Dessa maneira, já se distancia do PDCA citado acima por ter uma abordagem mais holística, entendendo a empresa como uma série de processos interconectados.

Além disso, o conceito de Kaizen no Japão se aplica a todos os aspectos da vida, como por exemplo:

• no meio ambiente;
• no sistema rodoviário;
• nas relações externas;
• no sistema educacional.

Assim, não surpreende saber que, no trabalho, é muito comum ter os colaboradores perguntando sobre como podem ser melhorados os procedimentos, produtos, máquinas, pacotes, etc.

Dessa forma, alguns dos principais pontos sobre o Kaizen são:

-Aprendizado na prática;
– Eliminação máxima de desperdício (em tempo, matéria-prima etc.);
– Engajar todos os colaboradores no processo de melhoria (a empresa é uma responsabilidade comum);
– Foco no aumento da produtividade baseado em ações com baixo investimento financeiro (pequenas e pontuais melhorias);
– A otimização deve ser aplicada em qualquer local, empresa, setor ou atividade;
– As mudanças positivas devem ser divulgadas para todos, deixando a comunicação mais transparente (o que também colabora para difundir ainda mais o conceito e a responsabilidade entre os pares);
– O maior volume de ações deve ser nos locais, áreas, serviços e procedimentos de maior necessidade (que ofereçam menor desempenho, apresentem maior quantidade de falhas etc.);
– O Kaizen foca na melhoria dos processos e pessoas.

• A parceria entre Walt e Roy O. Disney

Os cinco “S” do método Kaizen

Em suma, os cinco “S” são princípios fundamentais da metodologia Kaizen e representam práticas que visam manter a organização, a disciplina e a eficiência no ambiente de trabalho.

Originado no Japão, o conceito dos “5S” foi desenvolvido para estabelecer uma cultura de qualidade e melhoria contínua, e cada “S” corresponde a uma palavra japonesa que descreve etapas para alcançar esses objetivos.

Pensando nisso, vamos conhecer os cinco “S” e como eles contribuem para o Kaizen:

1. Seiri (Senso de Utilização)

Este primeiro “S” envolve identificar e separar o que é necessário do que não é. Assim, no ambiente de trabalho, o Seiri significa descartar materiais, ferramentas e documentos desnecessários, mantendo apenas o que agrega valor e contribui para a produtividade. Dessa forma, o resultado é um espaço mais limpo, menos sobrecarregado e com menos distrações.

2. Seiton (Senso de Organização)

Em suma, o Seiton é sobre organizar e padronizar tudo o que foi mantido no ambiente de trabalho. Cada item deve ter seu lugar designado e ser facilmente acessível, agilizando os processos e evitando o desperdício de tempo ao procurar materiais e ferramentas. Assim, com o Seiton, há mais clareza e praticidade, facilitando as atividades diárias.

3. Seiso (Senso de Limpeza)

Esse “S” representa o hábito de manter o ambiente de trabalho limpo e livre de sujeira, desordem ou resíduos. Limpeza constante não apenas mantém um espaço agradável, mas também contribui para a segurança e a preservação dos equipamentos. Por isso, Seiso é essencial para garantir um ambiente saudável e produtivo.

4. Seiketsu (Senso de Padronização)

Em resumo, Seiketsu refere-se à padronização das práticas estabelecidas pelos três primeiros “S”. Ou seja, esse passo envolve criar normas, procedimentos e sinalizações que mantenham a organização, a limpeza e a utilização no espaço de trabalho, além de facilitar a manutenção dos bons hábitos e da cultura de qualidade.

5. Shitsuke (Senso de Disciplina e Autodisciplina)

Por fim, o último “S” foca na autodisciplina, garantindo que todos sigam consistentemente as práticas dos 5S no dia a dia. Assim, a ideia é que esses hábitos tornem-se parte da rotina. Dessa forma, promove-se uma cultura de comprometimento com a melhoria contínua e de respeito pelas normas e pelo ambiente de trabalho.

Benefícios da melhoria contínua em empresas

Como podemos perceber, a melhoria contínua contribui para a melhora de aspectos. Desde a satisfação do cliente até a redução de custos (isso mesmo, redução de custos!).

Dessa forma, falhas em um processo que possam resultar em um serviço reiniciado do zero podem comprometer o orçamento de um negócio. Assim, a prática da melhoria contínua, ou método Kaizen, atua nisto também.

Com isso, dependendo da metodologia aplicada e do comprometimento da equipe para cumprir a meta, é possível melhorar:

– atendimento ao cliente;
– processos internos;
– linhas produtivas;
– gerência;
– administração de serviços;
– produtos;
– o próprio serviço oferecido.

Kaizen: como aplicar, objetivo e exemplos reais dessa prática

Como vimos, o Kaizen é uma metodologia focada na otimização dos processos e na eliminação de desperdícios nas empresas, promovendo a eficiência e a produtividade. Assim, essa filosofia se aplica a pequenas e grandes mudanças, priorizando a participação ativa de todos os colaboradores em melhorias constantes. Pensando nisso, vamos explorar abaixo como aplicar o Kaizen, seu objetivo e exemplos práticos.

Como aplicar o Kaizen

Aplicar o Kaizen envolve algumas etapas principais que ajudam a incorporar a melhoria contínua no ambiente organizacional. Abaixo estão os passos básicos para a implementação:

1. Identificar o problema: primeiramente, é observar o ambiente de trabalho e identificar áreas com oportunidades de melhoria. Assim, pode ser uma etapa de produção, atendimento ao cliente, ou até um processo administrativo;
2. Analisar e planejar: uma vez identificado o problema, é importante analisar as causas e planejar ações de melhoria. Nesta etapa, o uso de ferramentas como o ciclo PDCA (Planejar, Fazer, Checar, Agir) é comum para estruturar a melhoria;
3. Desenvolver a solução: com o planejamento feito, é hora de implementar a solução de forma prática. Assim, isso pode ser uma reorganização do espaço, uma mudança de processo, ou até uma nova abordagem para a comunicação interna;
4. Medir resultados e ajustar: após implementar, é essencial medir os resultados e verificar se a mudança trouxe melhorias. Caso necessário, ajustes são feitos para otimizar ainda mais a prática;
5. Padronizar: quando uma melhoria se mostra eficaz, ela deve ser padronizada para garantir que seja repetida e mantenha os resultados obtidos. Além disso, a padronização é o que solidifica a prática Kaizen e transforma-a em um hábito organizacional.

Objetivo do Kaizen

Dessa forma, o principal objetivo do Kaizen é gerar melhorias contínuas e incrementais nos processos de uma empresa. Em vez de grandes transformações, o Kaizen valoriza pequenas mudanças feitas repetidamente, promovendo a eficiência, reduzindo desperdícios e melhorando a qualidade.

Assim, ao engajar todos os colaboradores, o Kaizen cria um ambiente onde cada pessoa está comprometida com a excelência, incentivando uma cultura organizacional de crescimento e inovação constante.

Exemplos reais de Kaizen em prática

• Toyota: uma das empresas mais emblemáticas no uso do Kaizen, a Toyota aplica melhorias constantes em sua linha de produção. Com pequenas mudanças feitas de forma contínua, como otimização de movimentação e redução de tempo nos processos, a Toyota consegue manter alta eficiência e baixa margem de erro em sua produção;
• Nestlé: a Nestlé implementou o Kaizen em suas operações de embalagem, reduzindo o uso de materiais e diminuindo o desperdício. Cada linha de produção tem autonomia para sugerir e testar pequenas melhorias, que são analisadas e implementadas conforme seus resultados;
• Hospitais e Clínicas: por fim, muitos hospitais aplicam o Kaizen em atividades diárias como administração de medicamentos e procedimentos de triagem de pacientes. Assim, pequenas melhorias, como reorganizar estoques de medicamentos ou otimizar o fluxo de pacientes, ajudam a reduzir o tempo de espera e a melhorar a qualidade do atendimento.

E na Disney, como funciona o método Kaizen, conhecido também como melhoria contínua?

Para finalizar, todo ano em que voltamos à Disney, para nosso curso aberto em Orlando, sempre notamos melhorias em:

• Elenco (pessoas);
• Cenário (ambiente e infraestrutura);
• Processos.

Em suma, é o que ensinamos como sendo “Paixão e obsessão por entender a experiência do cliente e melhorá-la”. Assim, o que vem sendo feito de forma regular e contínua desde a abertura do primeiro parque Disney na Califórnia em 1956.

Em resumo, lá temos em todos os setores em todos os níveis, do Vice Presidente de Operações do Parque até o analista mais júnior, reuniões periódicas (em geral mensais). Assim, com a finalidade de discutir a experiência do cliente interno ou externo (tanto faz os conceitos da metodologia Disney se aplicam a ambos).

Ao total, são mais de sessenta anos melhorando a experiência do cliente, todo dia. Ou seja, todo mês um pouquinho até dar na excelência em serviços de hoje.

Por exemplo, há relatos de que a Disney emprega a técnica Kaizen de mapeamento do fluxo de valor para melhorar a eficiência e reduzir o desperdício em suas operações de alimentos e bebidas.

Como disse Jeff Bezos, presidente da Amazon: “se  você melhorar 1% todo dia, ao final de um ano será 37% melhor.”

Além disso, uma frase atribuída a Walt Disney ressalta essa abordagem: “Nós continuaremos avançando, abrindo novas portas e fazendo coisas novas, porque somos curiosos… E a curiosidade continua nos levando por novos caminhos.”

Leia Mais: Ouça mais e fale menos: para atender ou vender melhor

Resumo do artigo: Aplicando o Método Kaizen em 5 Passos

• Identificação de Áreas para Melhoria
  • Análise: Realize uma análise detalhada dos processos atuais para identificar áreas que necessitam de melhorias. Assim, utilize ferramentas como a análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) para mapear pontos fortes e fracos.
  • Envolvimento da Equipe: Envolva todos os níveis da equipe na identificação de problemas e na geração de ideias para melhorias. Isso garante uma perspectiva ampla e maior aceitação das mudanças.
• Planejamento das Melhorias
  • Definição de Metas: Estabeleça metas claras e específicas para as melhorias desejadas. As metas devem ser mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais (SMART).
  • Desenvolvimento de Planos de Ação: Crie planos de ação detalhados que incluam as etapas necessárias para alcançar as metas definidas. Especifique responsabilidades, prazos e recursos necessários.
• Implementação das Melhorias
  • Execução dos Planos de Ação: Coloque em prática os planos de ação desenvolvidos, garantindo que todos os envolvidos estejam cientes de suas responsabilidades e prazos.
  • Comunicação Contínua: Mantenha uma comunicação aberta e contínua com a equipe durante a implementação. Isso ajuda a resolver problemas rapidamente e mantém todos alinhados com os objetivos.
• Monitoramento e Avaliação
  • Acompanhamento dos Resultados: Monitore continuamente os resultados das melhorias implementadas. Utilize indicadores de desempenho e métricas para avaliar o progresso em relação às metas estabelecidas.
  • Reuniões de Revisão: Realize reuniões regulares para revisar os resultados e discutir ajustes necessários. Encoraje feedback da equipe para identificar novas oportunidades de melhoria.
• Padronização e Sustentação
  • Documentação de Processos: Documente os novos processos e procedimentos que foram aprimorados. Isso ajuda a garantir que as melhorias sejam mantidas e replicáveis.
  • Treinamento Contínuo: Ofereça treinamento contínuo para a equipe para garantir que todos estejam familiarizados com os novos processos e possam contribuir para futuras melhorias.
  • Cultura de Melhoria Contínua: Fomente uma cultura organizacional que valorize e incentive a melhoria contínua. Reconheça e recompense esforços e sucessos na implementação de melhorias.

Cursos sobre Gestão de Qualidade e Melhoria Contínua: Lederman Consulting & Education

Neste blog, vimos o que é e a importância da melhoria contínua, conhecida por método Kaizen. Assim, empregando este método você tende a melhorar suas relações com os clientes, aumentar a eficácia das suas vendas e contribuir significativamente para o sucesso da empresa.

E uma das empresas que mais trabalha essa estratégia é a The Walt Disney Company. Dessa forma, por meio de seminários, workshops e apresentações, o programa de treinamento para empresa traz a visão empreendedora do gênio criativo Walt Disney!

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David Lederman é presidente da Lederman Consulting & Education e organizador dos Workshops Oficiais do Disney Institute no Brasil. 

Fundador da Escola Nacional de Qualidade de Serviços (ENQS), Professor na Fundação Vanzolini no Curso de Especialização em Administração de Serviços – CEAS e Professor no MBA em Administração, Finanças e Geração de Valor na disciplina “Excelência em Serviços e Fidelização de Clientes” da PUCRS.

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