Para o sucesso de qualquer negócio é essencial uma boa e estratégica gestão de processos.
Isso porque essa gestão é o conjunto de ações que otimiza os processos organizacionais de uma empresa, com o objetivo de extrair um melhor alinhamento com suas metas, questões internas e realidade do mercado.
Jack Welch, ex-CEO da General Electric (GE), fez fama e fortuna pelo assombroso e consistente aumento de valor que proporcionou aos acionistas da sua empresa.
Um dos fundamentos de sua estratégia foi a melhoria constante de processos, e fez isso através dos seis sigma.
Jack Welch foi um verdadeiro obcecado pelo aprimoramento constante. Por isso, forçou as melhorias a níveis microscópicos.
Mas, por que um homem de negócios desse porte deu tanta atenção aos processos?
A resposta nem sempre é muito intuitiva.
Isso porque a ligação entre a estratégia bem formulada e a implementação com sucesso depende de um trabalho de base. O que, na maioria das vezes, é desprezado pelos executivos.
Dessa forma, é importante essa estruturação dos fluxos, métricas e sistemáticas (nem sempre sistemas automatizados, apenas metodologias).
Pensando no sucesso do seu negócio, preparei esse artigo para mostrar tudo sobre esse assunto.
Continue a leitura e tenha acesso às seguintes informações.
- O que é gestão de processos?
- Gestão de processos X gestão por processos: entenda a diferença
- Qual a importância da gestão de processos no seu negócio?
- Dicas de como aplicar uma eficiente gestão de processos
Boa leitura!
O que é gestão de processos?
Antes de vermos sua importância, é fundamental definirmos mais claramente o que é uma gestão de processos.
De modo geral, processos são formados por um conjunto de atividades que são executadas sequencialmente com o intuito de transformar entradas em saídas de maneira ordenada.
Tendo isso em mente, podemos definir gestão de processos como uma forma de organizar a execução dessas atividades, com a finalidade de garantir o correto uso de recursos e a otimização dos resultados.
A gestão de processos de uma empresa busca mapear o fluxo de atividades e promover o aperfeiçoamento contínuo a partir da identificação de pontos de melhoria.
Essa gestão é feita, principalmente, através da identificação, desenvolvimento, documentação, monitoramento e controle dos processos que envolvem o negócio.
Em resumo, trata-se de um controle geral operações internas e externas de uma empresa.
Gestão de processos X Gestão por processos: entenda a diferença
Um ponto fundamental também é não confundirmos gestão DE processos com gestão POR processos.
Processo é toda ação ou conjunto de ações que leva ao cumprimento de um objetivo ou metas definidas pelo líder e equipe de um negócio.
Vamos ao exemplo de uma empresa de vendas de carros, em que um dos processos é a revisão dos veículos.
O processo de revisão é composto por uma série de processos secundários que analisam se o produto está pronto para venda. Sem essa etapa é impossível garantir a qualidade e fazer a eliminação de falhas.
Dessa forma, a gestão por processos é uma prática direcionada para a criação de um fluxo de trabalho organizado, fácil de ser seguido e altamente eficiente para atingir bons resultados.
Agora, a diferença entre gestão de processos e gestão por processos é bem sutil, porém significativa para compreender o papel dessas metodologias e como aplicá-las.
A gestão de processos envolve sistematizar as tarefas da empresa, definindo as etapas para sua execução e aplicando melhorias contínuas sempre que necessário.
Ter uma metodologia de gerenciamento de processos significa que uma empresa tem a gestão de processos como norte.
Já a gestão por processos envolve toda a empresa e não apenas os setores operacionais que originalmente possuem tarefas que acontecem em sequência.
De qualquer forma, a empresa forma uma rede integrada de processos conectados entre todos os setores que funcionam de forma organizada, gerenciada, analisada e conduzida por seus processos internos e externos.
Leia também: Alinhamento centralizado com ajustes locais: um processo que funciona
Qual a importância da gestão de processos no seu negócio?
A importância da gestão de processos em uma empresa é fundamentada, principalmente, no fato de que é uma prática que influencia o nível de competitividade do negócio no mercado.
Um negócio capaz de organizar seus processos consegue identificar facilmente oportunidades de melhoria e tornar suas soluções mais eficientes.
Com uma boa e estratégica gestão de processos, é possível reduzir custos e distribuir recursos disponíveis de maneira mais eficaz na empresa e em sua equipe.
Além disso, a produtividade dos colaboradores também melhora quando a empresa tem plena consciência e controle sobre o funcionamento de seus processos.
Também, vale a pena ressaltar que a importância da gestão de processos pode ser observada na qualidade das saídas e na percepção de valor por parte dos clientes.
Dessa forma, a empresa que se atenta a esse ponto do negócio consegue otimizar seus fluxos de trabalho, potencializar seus ganhos financeiros e tomar decisões mais ágeis e assertivas.
Em resumo, podemos destacar como principais benefícios de uma gestão de processos os pontos abaixo:
- Melhor aproveitamento do tempo, evitando desperdício de horas da equipe e reduzindo a necessidade de retrabalho;
- Aumento da lucratividade ao otimizar a capacidade operacional;
- Melhores possibilidades de simplificar a gestão, ainda mais quando conta com um sistema eficiente de auxílio de processos;
- Eficiente monitoramento de tarefas, que leva a uma gestão mais assertiva das competências gerais e específicas do negócio.
No tópico abaixo vamos abordar algumas dicas para aplicar uma boa e estratégica gestão de negócios em sua empresa.
Dicas de como aplicar uma eficiente gestão de processos
Agora que vimos o que é gestão de processos e sua importância, confira algumas dicas de como aplicar uma boa e estratégica gestão de processos em sua empresa.
1. Mapeie os processos atuais
A primeira dica consiste em fazer um mapeamento de atividades de sua empresa.
É de fundamental importância que você entenda como seus processos ocorrem hoje para, então, identificar os pontos que podem ser melhoradas e aqueles que devem ser mantidos como estão.
O mapeamento de processos é uma maneira de alinhar sua equipe em um mesmo direcionamento de processos.
2. Mapeie os colaboradores e suas responsabilidades
Procure identificar quem são os colaboradores envolvidos no processo analisado e suas respectivas responsabilidades.
Avalie o desempenho desses profissionais e veja se há necessidade de realizar troca de funções.
E para isso, o primeiro passo é o mapeamento dos profissionais responsáveis pelo trabalho, assim como as tarefas realizadas por eles.
É importante também realizar acompanhamento constante das tarefas, dando orientações e capacitações ao grupo.
Dessa forma, você consegue manter presente a cultura do treinamento, mas também não deixar dúvidas sobre o caminho a ser seguido.
Um bom mapeamento e treinamento contínuo leva a melhores resultados motivacionais, que vão refletir positivamente no seu negócio.
3. Faça a modelagem e monitore seus processos
A modelagem é uma representação de todas as etapas de uma gestão de processos, das entradas até as saídas.
Após o mapeamento, é interessante que você remodele os fluxos de trabalho, buscando resolver problemas e efetuar as melhorias necessárias.
É para isso, também é de extrema importância que você monitore constantemente os seus processos.
Por meio de indicadores de desempenho, por exemplo, é possível saber se os fluxos estão ocorrendo conforme o esperado e se há ajustes a serem feitos.
Dessa forma, você consegue mensurar melhor os resultados e fazer o controle de qualidade de seu negócio.
Leia também: Problemas empresariais: conheça os 7 mais comuns e como evoluir com cada um
4. “Suje suas mãos”
Poucos “sujam as mãos” lidando com os processos, porque consideram algo que deve ser delegado a escalões mais baixos da hierarquia.
E assim, dão-se por satisfeitos quanto à formulação estratégica, ficando a “mão na graxa” para outros de menor nível.
No livro “Execution” (“Fazer Acontecer” na Edição Brasileira), Ram Charam, professor da Harvard Business School e da Kellogg School of Northwestern University e Larry Bossidy, ex Honeywell International, mencionam que a maior causa do fracasso dos CEO’s é o seu não envolvimento com processos de pessoas e operações.
Bossidy, campeão que tendo saído da GE em 1991, em nada menos do que oito anos triplicou as margens operacionais.
Além disso, aumentou o retorno sobre o investimento de 10 para 28% e multiplicou por nove o retorno aos acionistas.
Tive o prazer e a honra de participar, “ao vivo”, de um seminário nos EUA com os dois numa das experiências mais enriquecedoras de minha vida profissional.
5. Conheça melhor as estratégias
No marketing de relacionamento contam-se inúmeros casos de estratégias bem concebidas que fracassaram na execução pela não atenção ao detalhes e aos processos.
Bons pilotos sabem regular seus carros: coloque a “mão na graxa” para vencer a corrida!
Conheça melhor essas e outras estratégias chave para manter o sucesso da Disney que sejam aplicáveis a sua empresa.
Leia também: Como fazer a sua empresa crescer através de processos de melhoria continua?
Como vimos, para uma boa gestão de processos é muito importante que você tenha dados e informações para avaliar os pontos que precisam ser otimizados em sua empresa.
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David Lederman é presidente da Lederman Consulting & Education e organizador dos Workshops Oficiais do Disney Institute no Brasil.
Fundador da Escola Nacional de Qualidade de Serviços (ENQS), Professor na Fundação Vanzolini no Curso de Especialização em Administração de Serviços – CEAS e Professor no MBA em Administração, Finanças e Geração de Valor na disciplina “Excelência em Serviços e Fidelização de Clientes” da PUCRS.
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